Software de facturación: qué es, qué debe cumplir y cuál elegir en 2026

Un software de facturación es el programa con el que emites y registras tus facturas.

Desde 2027 tendrá que cumplir Verifactu, lo que significa generar un registro inalterable de cada factura, encadenarlo con el anterior, incorporar un código QR y remitirlo a la Agencia Tributaria.

Si estás eligiendo por primera vez, el error más común es fijarse solo en el precio y olvidar lo que viene después. Un programa barato que no lleva contabilidad ni control de cobros obliga a mantener sistemas paralelos, y si además no permite exportar tus datos, cambiar más adelante significa empezar de cero.

Abajo tienes qué debe cumplir exactamente, a quién obliga, qué preguntar antes de contratar y cuatro opciones con sus precios.

Qué es exactamente un software de facturación

Es cualquier sistema informático con el que generes facturas. La definición legal es más amplia de lo que parece: un programa de facturación lo es, un TPV o una caja registradora lo es, y una hoja de cálculo con la que emitas facturas también.

Esa amplitud importa porque determina a quién alcanza la obligación. Si facturas con Excel, estás usando un sistema informático de facturación a efectos del reglamento, aunque no lo llames así.

Qué debe cumplir desde 2027

Registro inalterable. Cada factura emitida genera un registro que no se puede modificar ni borrar. Los errores se corrigen con una rectificativa y ambos documentos quedan.

Huella encadenada. Cada registro se enlaza criptográficamente con el anterior, de modo que alterar uno antiguo rompe la cadena de los siguientes.

Código QR verificable. En facturas ordinarias y simplificadas.

Remisión a la AEAT. En modalidad Verifactu, el registro viaja a Hacienda al emitir la factura.

Los cuatro se exigen a la vez. Las fechas son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos.

A quién obliga y desde cuándo

El reglamento alcanza a quien tributa por el Impuesto sobre Sociedades o por IRPF por actividad económica y factura con un sistema informático. No hay umbral de facturación ni de plantilla: entra igual quien emite cuatro facturas al mes que quien emite cuatrocientas.

Quedan fuera los acogidos al Suministro Inmediato de Información, quienes tributan por normativa foral en País Vasco o Navarra y quienes facturan exclusivamente a mano, sin ningún programa de por medio.

Las fechas llevan dos aplazamientos a la espalda. El vigente lo fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025. Cualquier información que hable de 2026 está desactualizada.

¿Y las opciones gratuitas?

Existen y cumplen. La Agencia Tributaria ofrece desde el 13 de octubre de 2025 una aplicación gratuita de facturación en su sede electrónica, y varias herramientas privadas tienen planes gratuitos con límite de documentos o de clientes.

La aplicación pública tiene límites marcados: solo emite facturas completas, no automatiza recurrentes, no gestiona clientes ni cobros y no permite exportar los datos. Encaja en operativas mínimas y estables, y no en negocios que prevén crecer.

Cinco preguntas antes de contratar

¿Está incluido el cumplimiento en el plan que voy a pagar? A veces se anuncia en portada y se activa en un nivel superior.

¿Puedo exportar mi histórico? No lo exige la norma, pero decide si podrás cambiar de herramienta más adelante.

¿Emite facturas simplificadas? Imprescindible si vendes al público.

¿Puede entrar mi asesoría? Ahorra fricción en cada cierre trimestral.

¿Me facilitáis la declaración responsable? Es el documento con el que el fabricante certifica el cumplimiento, obligatorio desde el 29 de julio de 2025.

Cuatro opciones y a quién le encaja cada una

Holded, la opción más completa

Es la recomendación para la mayoría porque resuelve el problema entero y no solo la factura: Holded cubre facturación, contabilidad, gastos, cobros y CRM en el mismo sitio, con Verifactu incluido en todos los planes. Para quien elige por primera vez tiene una ventaja concreta, y es que no obliga a acertar hoy con lo que va a necesitar dentro de dos años.

El plan de entrada arranca en 15 euros al mes, con 50 % de descuento los tres primeros meses y 14 días de prueba sin tarjeta. Lo usan más de 900.000 usuarios. A tener en cuenta: si tu operativa es de verdad mínima, ofrece más de lo que necesitas.

Billin, si el presupuesto manda

Plan Básico a 6,6 euros al mes en pago anual y plan gratuito de arranque. Interfaz sencilla y app móvil. Cubre facturas, presupuestos y cobros básicos, sin contabilidad avanzada.

Anfix, si tu asesoría ya lo usa

Alrededor de 12 euros al mes para autónomos, con periodo de prueba y sin versión gratuita permanente. Genera los asientos contables al emitir cada factura.

Contasimple, si facturas muy poco

Plan gratuito con límite de documentos y planes de pago de 10,95 y 15,95 euros al mes, con los modelos fiscales principales incluidos.

Sea cual sea tu elección, compara siempre sobre el plan concreto que vas a contratar y no sobre la ficha comercial. Un buen software de facturación se reconoce menos por lo que promete en la portada y más por lo que responde el proveedor cuando le preguntas por escrito.

Qué no cambia con la nueva normativa

Conviene acotarlo, porque el ruido ha sido considerable. La norma no crea impuestos nuevos ni modifica lo que declaras: tus modelos trimestrales siguen siendo los mismos y tu régimen fiscal no se toca.

Tampoco te obliga a emitir facturas electrónicas. Puedes seguir entregando un PDF o un documento impreso a tus clientes. Esa otra obligación llegará por la Ley Crea y Crece, que es una norma distinta con su propio calendario y todavía sin fecha cerrada.

Y no implica necesariamente cambiar de proveedor. Si ya usas un programa, pregunta primero si va a cumplir y en qué versión o plan lo hará. Puede que no tengas que hacer nada.

Preguntas frecuentes

¿Qué software de facturación necesito como autónomo?
Uno adaptado a Verifactu que cubra lo que ya haces hoy y lo que previsiblemente harás en dos años. Para la mayoría, una herramienta con contabilidad integrada evita tener que migrar más adelante.

¿Sirve una hoja de cálculo como software de facturación?
Es un sistema informático de facturación a efectos del reglamento, pero no cumple ninguno de los cuatro requisitos, así que dejará de servir en tu fecha de 2027.

¿Cuánto cuesta un software de facturación?
Hay opciones desde menos de siete euros al mes, planes gratuitos limitados y una aplicación gratuita de la Agencia Tributaria para operativas muy simples.